Jak prowadzić własną pracownię projektową w czasie kryzysu?

W obliczu bieżącego kryzysu gospodarka stoi już kilka miesięcy, chociaż tak naprawdę geneza obecnej recesji sięga końca 2019 roku. Pomimo tego, że funkcjonujemy w tej rzeczywistości już od ponad dwóch lat, nie oznacza to, że my, Ci nieco mniejsi przedsiębiorcy, znaleźliśmy idealny sposób, w jaki nasze firmy mogą skutecznie przetrwać w nowych realiach. Obecna sytuacja gospodarcza to splot kilku czynników, związanych z wydarzeniami globalnymi oraz mającymi miejsce wewnątrz naszego kraju.

Przede wszystkim ponad dwuletnia pandemia sprawiła, iż zmienił się sposób, w jaki klienci dokonują inwestycji związanych z zakupem nieruchomości oraz jej wykończeniem. Pod koniec 2021 roku branża nieruchomości przeżywała “boom” mieszkaniowy, a nowe inwestycje sprzedawały się zanim wykopano dół pod fundamenty. Jednak następstwa okresowo zamkniętych zakładów pracy i fabryki podczas pandemii spowodowały problemy z dostępnością towaru, co sprawiło, że towar dostępny “od ręki” natychmiast podrożał. Mimo że wzrosło zainteresowanie posiadaniem własnego lokum, to niestety wielu potencjalnych nabywców nie mogło sobie na nie pozwolić, ponieważ ceny oferowanych przez deweloperów nieruchomości drastycznie wzrosły. Wzrost cen materiałów, żywności, a właściwie wszystkiego sprawił, że ostateczna realizacja konkretnych etapów inwestycji wiązała się z o wiele większymi wydatkami, co rzutowało na wzrost ceny mieszkań i osiągnięcie pułapu, który był dla wielu młodych osób niemożliwy do osiągnięcia.

W momencie, gdy wydawało się nam, że powoli wracamy do normalności, a kryzys gospodarczy spowodowany pandemią będzie się cofał, na horyzoncie pojawił się konflikt zbrojny w Ukrainie. Wojna będąca ogromną tragedią dla milionów naszych wschodnich sąsiadów ma także nierozerwalny wpływ na to, co dzieje się w gospodarce naszego kraju, jak i całej Europy. Wiele z nas, architektek wnętrz prowadzących własną firmę w pojedynkę i borykających się z problemami finansowymi spowodowanymi mniejszą ilością zleceń, już od początku pandemii zaczęło kwestionować sens samodzielnego prowadzenia biznesu w tych trudnych czasach. Na skutek wybuchu wojny zdałyśmy sobie sprawę, że najbliższe miesiące nie przyniosą tak długo wyczekiwanej poprawy. W sieci zawrzało, a wśród otrzymywanych od Was treści, powtarzały się wiadomości pełne niepokoju o najbliższą przyszłość: bezpieczeństwo bliskich, ciągłość, a także jakość zleceń, stałość przychodów oraz zdolność pokrycia kosztów związanych z prowadzeniem własnej działalności (czynsze, licencje, itp.). Zatrważająca sytuacja u naszych wschodnich sąsiadów nie tylko w sposób bezpośredni wpłynęła na ceny, lecz także odbiła się echem pośród potencjalnych klientów, planujących w najbliższych latach inwestować w nieruchomości.

Trudna sytuacja gospodarcza nie uległa zmianie od kilku miesięcy, a wielu z nas nadal nie jest łatwo związać koniec z końcem. Kryzys zadomowił się na naszym (jak i europejskim) podwórku na dobre, co jednak nie oznacza, że nigdy się nie skończy. Historia wielokrotnie udowodniła, że żaden kryzys nie trwa wiecznie, a po chudych latach zawsze następują czasy obfitości. W jaki sposób jednak wytrwać? Jak poradzić sobie z problemami związanymi z efektywnym prowadzeniem własnej działalności gospodarczej?

Jako że od kilku lat prowadzę własną pracownię projektową, to doskonale zdaję sobie sprawę, iż łatwiej jest powiedzieć niż zacząć działać. Z tego powodu, chciałabym podzielić się z Tobą kilkoma sprawdzonymi podpowiedziami na to, w jaki sposób prowadząc własną działalność projektową w czasach recesji przełamać impas i kryzys przekuć w sukces. Jesteś ciekawa? Zapraszam Cię do dalszej części mojego wpisu.

Houston, mamy problem!

Przede wszystkim jak zwykle poruszając ten temat, zacznę od kontrowersyjnego stwierdzenia, iż kryzysy są potrzebne. Gdyby nie one, wiele wydarzeń nigdy nie miałoby miejsca, a ludzie bezpiecznie oscylujący w strefie wygody i komfortu nie podejmowaliby trudnych decyzji. Oczywiste jest, że dla większości z nas, przekraczanie granic i wprowadzanie w życie diametralnych zmian nie leży w naturze. Z tego powodu do momentu, w którym nie znajdziesz się w sytuacji bezpośrednio wymuszającej na Tobie wprowadzenie danych zmian, zazwyczaj będziesz przed nimi desperacko uciekać bądź odkładać je „na później”. To właśnie najbardziej istotne zmiany dokonywane są przez trudne dla nas wydarzenia. Aby zaadaptować się w nowej rzeczywistości, trzeba często ponownie zastanowić się nad hierarchią swoich wartości i znaleźć odpowiedź na nową sytuację, z którą dane jest nam się mierzyć. Na początku niewątpliwie jest trudno i trzeba stawić czoła przygnębieniu, rezygnacji oraz niedowierzaniu. Jednak to jest właśnie ten szczególny moment, w którym powinnaś spojrzeć śmiało w przyszłość i stworzyć kryzysowy “plan działania” mogący pomóc Ci przekuć pozorny impas w drogę do życiowego sukcesu.

Chwila, chwila, ale jak to ma się do projektowania wnętrz? Już wyjaśniam.

Jak wspominałam wielokrotnie, na przestrzeni lat, jak i obecnie, mnie i moją pracownię również dosięgają kryzysy oraz wynikające z nich zmiany. Pewne kwestie są niezależne ode mnie, przez co zapewne mogłabym się całkowicie załamać. Tymczasem mam strategię, która już niejednokrotnie pozwoliła zaadaptować mi się do nowej sytuacji, i odważnie (a jeśli nie to co najmniej optymistycznie) stawić czoła kryzysowi.

1. Miej plan i to nie jeden! 

Przede wszystkim spotykając na swojej drodze kryzysową sytuację, staram się, aby mieć plan. Nie na zasadzie misternej układanki, w której, gdy wypadnie jeden z elementów, to cały koncept legnie w gruzach. Zazwyczaj usiłuję ustalić, w jakim kierunku zmierzam i co chcę osiągnąć. Nie oznacza to jednak, że ów cel nie może się zmienić. Jeśli się okaże, iż musisz go przearanżować, a może poczekać dłużej, niż oczekiwałaś na efekt swoich działań, pamiętaj, że to nie koniec świata – zawsze możesz opracować plan B, C, a nawet D. Nie ma takiej sytuacji i takiej trudności życiowej, w której istniałoby jedno, jedyne słuszne rozwiązanie, a brak możliwości jego realizacji przekreśliło daną sytuację na dobre. Gorąco zachęcam Cię, aby na spokojnie przemyśleć sobie “Co zrobię jeśli …?”. Bardzo często jedynym co nas ogranicza jest strach przed zmianą i nieznanym. Wydaje nam się, że lepsza ta znajoma, ale niezbyt korzystna sytuacja niż podejmowanie ryzyka i próbowanie czegoś nowego. W takiej sytuacji często zadaje sobie pytanie “Co bym zrobiła, gdybym się nie bała?”. Odpowiedz na tak zadane pytanie często naprowadza mnie na jedyne słuszne rozwiązanie. Kiedy zdejmę z siebie ograniczenie strachu okazuję się, że nadchodząca zmiana wcale nie jest aż tak straszna. Zaplanowane w taki sposób rozwiązania pozwolą przygotować Ci awaryjne rozwiązania, zanim dane sytuacje nastąpią. I nie chodzi o to, aby czarno widzieć bądź ciągle się zamartwiać. Wręcz przeciwnie. Podjęta “na zimno” decyzja będzie o wiele bardziej racjonalna, niż nagła zmiana planów podejmowana pod wpływem emocji (gdy Plan A nie wypali, a Plan B nigdy nie istniał). 

Efekt: Posiadanie więcej niż jednego “planu kryzysowego” oraz świadomość tego, że może on się zmienić, a Ty i tak będziesz wiedzieć, w którą stronę zmierzasz to bezcenna świadomość i poczucie tego, że bez względu na to, co by się działo, dasz sobie radę. Brzmi nieco banalnie, jednak potrafi dać poczucie bezpieczeństwa i spokoju w niepewnej sytuacji. Doświadczenie życiowe niejednokrotnie przekonało mnie, że warto posiadać takie plany, bo naprawdę bardzo rzadko w życiu zdarza się, aby każdy element danej układanki zagrał dokładnie tak, jak sobie tego życzę.

2. Sprawdzaj do którego autobusu wsiadasz

Kolejną kwestią, do której bardzo chciałabym Cię przekonać to sposób, w jaki postrzegam nowych klientów i zlecenia projektowe. Wyobraź sobie, że stoisz na przystanku komunikacji miejskiej, do którego podjeżdżają różne autobusy. Zanim zdecydujesz się na to, aby wsiąść do jednego z nich, sprawdzasz, czy jedzie w pożądanym przez Ciebie kierunku, w jakiej cenie jest bilet i jak długo będzie trwała podróż. Nie jesteś zobowiązana ani tym bardziej zmuszona do tego, by wsiąść do pierwszego lepszego, który podjedzie, ponieważ może nie odpowiadać Twoim preferencjom. Teraz spójrz na swój biznes, pracownię projektowania wnętrz, tak jakbyś stała właśnie na tym przystanku, a przyjeżdżające do niego autobusy to nowi klienci. Niestety wiele z nas, zwłaszcza w tym trudnych czasach, ma tendencje do pochopnego podejmowania się zleceń. Dzieje się tak, ponieważ w obawie o ich ciągłość, decydujemy się, aby nawiązywać współpracę z każdym zgłaszającym się do nas klientem. Tymczasem, okazuje się, że nie każda współpraca jest nam pisana, i tak jak autobusy zmierzają w różnych kierunkach, tak zlecenia będą między sobą bardzo zróżnicowane pod kątem specyfiki klientów, zakresu projektu bądź wynagrodzenia. Wiele z nas ma mylne wrażenie, że jeśli nie podejmie się danego projektu, to w najbliższym czasie nie trafi się kolejny. W tym właśnie momencie chciałabym zachęcić każdą z Was, aby pozwoliła sobie na luksus wyboru klientów, z którymi chce współpracować, ponieważ właśnie taka praca jest pod wieloma względami najbardziej satysfakcjonująca. Doskonale zdaję sobie sprawę, że są różne sytuacje życiowe i wiele z nas obecnie może mieć problemy z płynnością finansową jednak warto brać pod swoje skrzydła projekty, które opłacają się finansowo, dzięki czemu można przetrwać ten trudny okres, pracując nad jednym, dobrze płatnym projektem zamiast nad trzema, za które otrzymałabyś niewspółmierne wynagrodzenie.

Zobacz też: 5 sygnałów dlaczego nie warto podejmować danej współpracy

Efekt: Selektywny wybór klienta może wydawać się luksusem zarezerwowanym wyłącznie dla sytuacji, w której prowadzisz renomowaną pracownię, do której zgłasza się nadmiar klientów. Tymczasem chciałabym Cię przekonać, że jest to rozwiązanie pozwalające na zdrowe i rozsądne funkcjonowanie własnej firmy bez względu na to, czy prowadzisz jednoosobową pracownię projektową, czy może zatrudniasz nieco większe grono pracowników. Praca z wartościowymi ludźmi i podejmowanie zleceń wartych Twojego wysiłku (nie tylko pod względem tematu, lecz przede wszystkim wynagrodzenia) to złoty środek na to, aby utrzymać się pośród licznej konkurencji. Pamiętaj, że na danym projekcie świat się nie kończy – tak jak autobus – prędzej czy później pojawi się kolejny, o wiele bardziej opłacalny!

Zobacz też: Jak znaleźć pierwszego klienta? I każdego kolejnego

3. Liczy się Twoje wynagrodzenie!

W nawiązaniu do tego, co powyżej wspomniałam o komforcie wyboru projektów, nad którymi chcemy pracować, chciałabym odnieść się do wynagrodzenia. Jedną z gorszych praktyk jest podejmowanie się kilku projektów jednocześnie za należność nieadekwatną do zakresu pracy. O wiele lepiej wziąć jeden, konkretny projekt z wynagrodzeniem odpowiednim do ilości pracy, którą mu poświęcisz. Tym, co powinnaś mieć na uwadze, wyceniając swoje dzieło, jest nie tylko praca, którą spędzisz tu i teraz nad projektem. Szacując swoją stawkę, weź pod uwagę lata, które poświęciłaś na wykształcenie i zdobycie wiedzy niezbędnej do pracy projektowej, co pozwala Ci biegle poruszać się pośród dostępnych rozwiązań technologicznych i budowlanych. Pamiętaj również nie tylko o czasie, który poświęcasz na dany projekt, lecz także o dodatkowych kwestiach takich jak: Twoje doświadczenie, koszt prądu, wydruków, wynajmu lokalu, oprogramowania itp. Nie zapominaj, że wśród dostępnych na rynku ofert z łatwością możesz się wyróżnić wieloma innymi kwestiami niż (zbyt) niska cena. Nie zaniżaj swojej stawki tylko dlatego, że wykonanie Twojej usługi może zając niewiele czasu, ponieważ aby wykonać ją w sposób kompetentny, poświęciłaś sporo czasu na jej naukę.

Zobacz też: Zepsuj sobie rynek, czyli dlaczego architekci pracują za pół darmo.

Efekt: Dobrze płatne zlecenie to dobry krok, aby mieć satysfakcję z pracy, którą wykonujesz. Nie tylko dlatego, że kochasz to, co robisz, lecz także dobrze Ci za to płacą 😊

Zobacz też: Niezbędnik Architekta – Czego potrzebujesz rozpoczynając pracę w branży projektowania wnętrz?

4. Wyróżnij się na tle innych ofert bez obniżania ceny swoich usług.

Utarło się mylne przekonanie, że tym, co przede wszystkim decyduje o atrakcyjności danej oferty, jest niska cena usługi. Tymczasem nie dość, że domyślnie niska cena usług może iść w parze z jej wątpliwą jakością, wielu klientów (zwłaszcza poszukujących usługi premium), jest przygotowanych na większy wydatek. Tym, co tak naprawdę dla nich się liczy, jest wysoki poziom oferowanych usług projektowych. W takiej sytuacji nieadekwatnie niska cena oferty może wręcz odstraszyć potencjalnych klientów, budząc podejrzenia co do solidności jej realizacji. Z tego powodu błędnie przyjęło się rozumowanie, że najtańsza na rynku oferta zawsze wygrywa. Jeśli Twoim odbiorcą nie jest klient, który faktycznie poszukuje wątpliwej jakości usługi w najniższej cenie, to na jego decyzję wpływa o wiele więcej czynników. Jest to między innymi sposób prezentacji swojej oferty, obsługi klienta, proces onboardingu (o którym pisałam jakiś czas temu), a nawet tajemnicze i ulotne „pierwsze wrażenie”. Zwróć także uwagę, iż celując w klientów premium, okazuje się, że właśnie takie niuanse mają o wiele większe znaczenie niż sama w sobie cena oferowanej usługi. Na wysokość wynagrodzenia, jakie chciałabyś otrzymać za konkretne zlecenie, powinna wpływać nie tylko kalkulacja, o której pisałam w punkcie trzecim, lecz także racjonalna analiza stawek oferowanych przez konkurencję oraz poziomu świadczonych usług w stosunku do doświadczenia, jakie posiadasz. Fakt, że dopiero zaczynasz prowadzić własną firmę, nie oznacza, że powinnaś pracować za półdarmo.

Zobacz też: Nowy klient i co dalej? Jak wdrożyć klienta w projekt i profesjonalnie rozpocząć współpracę?

A co jeśli trafisz na klienta, za cel negocjacji przyjął zdobycie „rabatu”? Taki wariant możesz rozważyć na wcześniejszym etapie, podczas planowania swojej oferty. Zamiast desperackiego obniżania ceny i cięcia własnych zysków, postaraj się uwzględnić gratisy, które w ostatecznym rozrachunku wyjdą na Twoją korzyść. Może to być dodatkowe spotkanie konsultacyjne, bon do zaprzyjaźnionego salonu wyposażenia wnętrz albo lista zakupowa? Wszystko zależy od Ciebie, tym bardziej że zwracający się do Ciebie klienci nie tylko chcą posiadać stylowo zaprojektowane lokum, lecz także oszczędzić czas i stres związany z samodzielną aranżacją wnętrza.

Efekt: Im szybciej zdasz sobie sprawę, do jakiej grupy klientów kierujesz swoje usługi, tym lepiej dopasujesz do nich swoją ofertę. Pamiętaj, że nie musisz współpracować z każdym z nich, dlatego nie próbuj desperacko zaniżać wynagrodzenia należnego za swoją pracę. Bardzo często to nie cena decyduje o ostatecznym wyborze architekta. Tym, dla których jest to najważniejszy czynnik, możesz od razu podziękować, nie tracąc czasu i energii na współpracę z nimi.

Zobacz też: Jak założyć pracownię projektowania wnętrz? cz.1

Zobacz też: Jak założyć pracownię projektowania wnętrz? cz.2: Narzędzia, które pomagają w pracy architekta

5. Grosz do grosza…

Bezcenną lekcją, jaką każda z nas może wyciągnąć na przyszłość z takiej kryzysowej sytuacji, jest fakt, że prędzej czy później się powtórzy i dobrze jest być na nią przygotowanym. Kryzys powinien zmotywować Cię do przyjrzenia się wszystkim kosztom w firmie i ostrego cięcia tych absolutnie zbędnych. O ile w pierwszych latach prowadzenia działalności mogą zdarzyć się mniej dochodowe miesiące, o tyle jeśli mimo dużej ilości pracy, ciągłego przepracowania i kolejnych zleceń nadal każdy miesiąc kończysz blisko zera, to powinien być to jasny sygnał, że coś złego dzieje się w twoich finansach. Może jesteś w stanie zrezygnować z wynajmu biura na rzecz tańszego coworkingu w twoim mieście? A może masz biuro, w którym możesz wynająć biurko innemu architektowi lub osobie z branży? Być może dzięki temu otworzą się przed Tobą nowe możliwości rozwoju firmy.  W momencie, gdy uda Ci się nieco zapanować nad swoim budżetem, zacznij od małych kroków w odkładaniu pieniędzy na „czarną godzinę”. Liczą się nawet niewielkie kwoty – wystarczy 300-500 zł miesięcznie, które systematycznie odkładane w skali roku, dwóch czy pięciu lat przełoży się na naprawdę sensowną kwotę. Na Twoim koncie powinna być odłożona taka kwota pieniędzy, która pozwoli Ci na bezstresowe przeżycie pół roku, nawet jeśli nie zarobisz ani złotówki. Komfort posiadania oszczędności, da Ci odwagę do podejmowania decyzji i odmawiania współprac, których nie czujesz. 

Efekt: Posiadanie oszczędności w razie sytuacji kryzysowej to nie tylko faktyczny komfort ich zgromadzenia i możliwość wykorzystania w sytuacji awaryjnej. Świadomość bycia zabezpieczoną w ten sposób to również zwiększone poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji w konfrontacji z niepewną sytuacją gospodarczo polityczną, a także ewentualnym problemem z ciągłością zleceń.

Zobacz też: Jak założyć pracownię projektowania wnętrz? cz. 3: Ile kosztuje prowadzenie biura?

Mam nadzieję, że kilka moich podpowiedzi na to, jak prowadzić biznes w czasie kryzysu pomoże Ci zreformować swoją pracownię projektową w taki sposób, aby stało się to przyjemniejsze i łatwiejsze nie tylko w kontekście przetrwania w tym trudnym czasie. Rozwiązania, które przytoczyłam to także uniwersalne sposoby na to, jak LEPIEJ zarządzać niewielką pracownią, bez względu na to, czy jest to jednoosobowa działalność, czy może większe biuro.

Czy dotychczas stosowałaś sposoby, którym poświeciłam mój artykuł? Jak radzisz sobie z kryzysem w naszej branży? A może masz własne rozwiązania, które zrewolucjonizowały Twoje zarządzanie własnym biznesem? Czy wprowadzenie ich „w życie” było trudne? Koniecznie daj znać, jak sobie radzisz w tym trudnym okresie!