Rzuć wszystko i wyjedź na miesiąc w Bieszczady.

Z dnia na dzień pogoda robi się coraz bardziej wakacyjna, słupek na termometrze zbliża się do upragnionych 30 stopni, a za pasem mamy czerwiec. Sezon urlopowy czas zacząć! Tymczasem Ty, władczyni dedlajnów i pogromczyni AutoCADa w jednej osobie, siedzisz przykuta do biurka albo dyrygujesz chaotyczną ekipą wykończeniową na ledwo co rozpoczętej budowie. Po ciężkim dniu pracy trudno Ci znaleźć chwilę na relaks, a co dopiero zaplanować jakiś dłuższy odpoczynek. Przytłoczona przedłużającymi się projektami masz wszystkiego dosyć i w zasadzie, to najchętniej rzuciłabyś wszystko i wyjechała w Bieszczady.

Brzmi znajomo? Czujesz się, jakbyś czytała o sobie? Desperacko pragniesz wakacyjnego wyjazdu, jednak obawiasz się, że skończy się tylko na marzeniach? Jeśli na powyższe pytania odpowiedziałaś twierdząco, to zapraszam Cię do mojego artykułu, w którym opowiem Ci, w jaki sposób zaplanować pracę projektanta wnętrz, tak aby pozwolić sobie na urlop z prawdziwego zdarzenia, z dala od projektów, firmowych telefonów i e-maili. A gdy będziesz już w wakacyjnym ferworze pakowania walizek, nie zapomnij tylko o składce ZUS…

Tylko pięć kroków dzieli Cię od wymarzonych wakacji

Bez względu na to, czy planujesz wyjazd do tropikalnego kraju, czy może zamierzasz zaszyć się ze swoją rodziną w domku nad jeziorem, odpoczynek należy Ci się tak samo, jak wynagrodzenie za wykonywane projekty. Na podstawie mojej kilkuletniej pracy w branży jako właścicielki biura projektowego, doskonale zdaję sobie sprawę, jak ciężko jest udać się na dłuższy urlop, pozbawiony wyrzutów sumienia, zamartwiania się o prowadzone projekty oraz odbierania telefonów z budowy. Z upływem czasu udało mi się wypracować metodę, która co sezon pozwala na wygospodarowanie w ciągu roku okresu przeznaczonego wyłącznie na odpoczynek i naładowanie akumulatorów na kolejny rok wydajnej pracy w naszej branży. Rozwiązanie to składa się z pięciu kroków i to właśnie nimi chciałabym się z Tobą podzielić.

Krok pierwszy: Z wyprzedzeniem zaplanuj termin i czas trwania urlopu

Bez względu na to, czy pracujesz w pojedynkę, czy może w zespole projektowym, termin urlopu powinnaś wyznaczyć wraz z rozpoczęciem danego roku kalendarzowego, najlepiej, abyś znała go już w styczniu albo lutym. Dzięki temu, będziesz mogła skutecznie zaplanować pracę na nadchodzący rok i z odpowiednim wyprzedzeniem poinformować klientów o przerwie w waszej współpracy lub zakończeniu jej przed konkretnym terminem.

Długość trwania urlopu to kwestia bardzo indywidualna, dlatego ważne jest dopasowanie jej do twoich potrzeb. Jednej osobie wystarczy tydzień, innej dwa, a niektóre z nas będą potrzebowały nawet miesiąca, żeby „zresetować swój system”. Miesiąc wakacji… brzmi abstrakcyjnie, prawda? Zaufaj mi, że jeśli na początku roku kalendarzowego, w odpowiedni sposób rozplanujesz harmonogram prowadzonych przez siebie projektów, uwzględniając w nim swój urlop, to szanse na jego sukcesywną realizację są naprawdę wysokie.

Pamiętaj jednak, że jeśli decydujesz się udać na dłuższy wypoczynek, czyli taki, który trwa od dwóch do trzech tygodni, to powinnaś wziąć go tylko raz w ciągu roku. Oczywiście nie oznacza to, że musisz rezygnować z dodatkowych, pojedynczych dni wolnych np. jako uzupełnienia tzw. długich weekendów lub z uwagi na wydarzenia rodzinne. Choć przebywanie wielokrotnie w ciągu jednego roku na kilkutygodniowych wakacjach to bardzo miła perspektywa, w istocie jest to wyższa szkoła zarządzania czasem, obowiązkami, a przede wszystkim budżetem. Zacznijmy więc od jednego, ale porządnego wypoczynku jeszcze w tym roku!

W biurze Prostego Planu planujemy jeden, maksymalnie trzytygodniowy urlop w ciągu roku, ponieważ jest to optymalny czas, który pozwala nam naprawdę odpocząć i wrócić do pracy z zapałem oraz energią do dalszego projektowania. Dzięki dłuższemu odpoczynkowi możemy faktycznie odpocząć (a nawet zatęsknić za pracą) i nie rozbija to tak harmonogramu prac projektowych, jak kilka krótszych nieobecności. 

Krok drugi: Wybierz formę urlopu odpowiednią dla Twojej pracowni 

W zależności od tego, czy prowadzisz jednoosobową pracownię projektową, czy może pracujesz w zespole, zastanów się jaka forma urlopu bardziej Ci odpowiada. Wypracowane przeze mnie rozwiązania, zakładają dwie możliwości.

Pierwsza z nich to całkowite zamknięcie pracowni projektowej na czas trwania urlopu. Oznacza to, że wszystkie projekty powinnaś zaplanować w taki sposób, aby przed upragnionym okresem wypoczynku, zostały całkowicie bądź częściowo sfinalizowane (np. zamkniesz konkretne etapy). O przypadającym na dany okres urlopie z wyprzedzeniem poinformuj swoich klientów i zastrzeż, że jeśli ze względu na brak ich decyzyjności projekt nie zakończy się przed danym terminem, to wszelkie zmiany zostaną naniesione dopiero po Twoim powrocie do pracy. Bez względu na to, czy działasz w pojedynkę, czy może w zespole, jest to bardzo dobre rozwiązanie, pod warunkiem, że faktycznie terminowo wywiążesz się ze wszystkich zaplanowanych zobowiązań, a ewentualne opóźnienia nie wynikną z Twojej winy.

Druga możliwość to zachowanie ciągłości pracy biura projektowego poprzez naprzemienne pójście na urlop poszczególnych członków zespołu projektowego. Metoda ta, żartobliwie nazywana przeze mnie „sztafetą” jest rozwiązaniem, które w tym roku uskuteczniamy w naszym biurze. Polega ono na tym, że tym razem biuro Prostego Planu nie będzie zamknięte, ponieważ cały czas jedna z nas będzie w nim kontynuować pracę projektową i czuwać nad trwającymi realizacjami. Informacje na temat każdego z projektów będą gromadzone w dedykowanej teczce, w której znajdą się związane z nim zaplanowane zadania i określone koordynacje. Nasze trzytygodniowe urlopy zaplanowałyśmy w taki sposób, aby osoba idąca na urlop mogła przekazać tej powracającej z wypoczynku wszelkie niezbędne informacje dotyczące wydarzeń, które miały miejsce podczas jej nieobecności tj. postępu prac, spotkań, ewentualnych opóźnień, problemów itp. Jest to pewnego rodzaju forma raportu pozwalająca osobie wracającej z urlopu sprawnie wdrożyć się w to, co „wydarzyło się” w pracowni przez ostatnie trzy tygodnie. Wspomniana wcześniej teczka poświęcona każdemu projektowi z osobna zawiera również zeszyt, w którym umieszczone są oczekiwania klientów i przyjęte w projekcie ustalenia oraz dokumentacja techniczna. Trafiają one później do osoby prowadzącej nadzór nad realizacją projektu. Rozwiązanie to, nie tylko pomaga w organizacji obowiązków w systemie „naprzemiennego urlopu”, lecz także w codziennej pracy w zespole.

Krok trzeci: Odpowiednio wcześniej poinformuj o urlopie swoich klientów

O planowanym terminie urlopu informujemy naszych klientów najszybciej jak jest to możliwe, zazwyczaj już podczas podpisywania umowy, ponieważ nasza nieobecność może mieć wpływ na przedłużenie się prac projektowych lub szybsze ich zakończenie. Jeśli prowadzisz jednoosobową pracownię projektową i planujesz całkowicie zawiesić pracę na czas trwania urlopu, to tym bardziej powinnaś poinformować o tym fakcie swoich klientów. Najlepiej uniknąć niedomówień i wynikających z nich nieporozumień poprzez zawarcie w umowie zapisu określającego dokładnie termin i czas trwania Twojego urlopu.

Ponadto, zazwyczaj na dwa tygodnie przed pójściem na urlop, w korespondencji z klientami, przypominamy o zbliżającym się terminie i braku możliwości kontaktu z nami podczas jego trwania. Przypomnienie to niewątpliwie pomaga klientom w podjęciu określonych decyzji i organizacji zależnych od nich kwestii.

Krok czwarty: Bądź przygotowana na niespodzianki

Plany planami, a na pewno doskonale wiesz, jak to bywa w pracy projektantki. Nasza codzienna praca to czasem niekończące się pasmo niespodzianek i to niekoniecznie tych pozytywnych. Różnego rodzaju opóźnienia w dostawach materiałów wykończeniowych lub dyspozycyjności wykonawców, mogą sprawić, że planowany projekt z nadzorem nie zakończy się w terminie, a prace wykonawcze będą kontynuowane podczas Twojego wyjazdu. W tej sytuacji, najgorszym co mogłabyś zrobić, będzie odwołanie urlopu. Jeśli jesteś osobą prowadzącą biuro projektowe w pojedynkę, to przed wyjazdem, spotkaj się z ekipą wykonawczą i szczegółowo omów prace, które mają zostać przeprowadzone na budowie. Możesz również zgodzić się na maksymalnie jedną rozmowę telefoniczną dziennie w przypadku naprawdę wyjątkowych sytuacji. Ostatecznie jednak najlepiej, aby wyjeżdżając na urlop zamknąć sprawy zawodowe na cztery spusty. Niestety doskonale zdaję sobie sprawę, że nie zawsze jest to możliwe.

Krok piąty: Rozkoszuj się odpoczynkiem, na który zasługujesz

Korzystaj w pełni z urlopu, ponieważ odpoczynek należy Ci się jak przysłowiowemu „psu buda”. I mówiąc to, mam na myśli nie tylko aktywne formy spędzania czasu, lecz także błogie lenistwo na balkonie we własnym mieszkaniu. Bez względu na to, w jaki sposób spędzisz swój urlop pamiętaj, aby maksymalnie się wyluzować i wyłączyć troskę o sprawy związane z pracownią, bo przecież na nie przyjdzie czas, gdy wolne się skończy. Projekt urlop, czas zacząć! 😊

Chwila, chwila, brzmi fantastycznie, a co jeśli nie zaplanowałam mojego urlopu wcześniej, a czuję, że coraz bardziej się wypalam?

Niestety tutaj mam dla Ciebie nie do końca dobre wiadomości. W naszej branży nie możesz rzucić w kąt prowadzonych projektów i z dnia na dzień wybrać się na urlop. Niemniej, jednak jeśli czujesz, że Twoje akumulatory rozładowują się w coraz to szybszym tempie, zastanów się, w oparciu o zawarte z klientami umowy na projekt i związane z nimi harmonogramy, kiedy będzie najlepszy moment, aby pozwolić sobie na odpoczynek. Wyznacz konkretny termin, do którego zamkniesz wszystkie prowadzone projekty i nie podejmuj na ten okres żadnych nowych zobowiązań. Równie dobrze możesz udać się na wakacje we wrześniu, październiku, a może nawet listopadzie bądź grudniu! Nie dość, że plaże i kurorty będą mniej zatłoczone, to dodatkowo wyjeżdżając poza głównym sezonem, skorzystasz z atrakcyjnej finansowo oferty. Wypoczynek jesienną lub zimową porą ma również swoich zwolenników, a poza tym, kto powiedział, że nie będzie to idealny moment, aby udać się w podróż do ciepłych krajów?

Mam nadzieję, że w tym roku uda Ci się, chociaż na chwilę zwolnić. Pamiętaj, że dobry odpoczynek jest niezbędny do dalszej, produktywnej pracy. Tak jak wspominałam, jeśli jeszcze nie zaplanowałaś swojego urlopu, to nic straconego. Podejdź do tego w sposób konsekwentny i tak jak precyzyjnie egzekwujesz związane z projektami dedlajny, tak zadbaj o swój prywatny projekt zwany wypoczynkiem. Trzymam kciuki za Twój sukces.