Co powinna zawierać dobra umowa z wykonawcą?

Kompleksowy projekt wnętrz wraz z nadzorem wykonawczym to wariant, który najczęściej wybierają moi klienci, ponieważ chcą zapewnić sobie profesjonalną opiekę na każdym etapie pracy nad wnętrzem, łącznie z jego realizacją zgodnie z założeniami. Nie dziwi mnie jednak fakt, że wielu architektów niechętnie bądź wcale nie prowadzi nadzoru nad pracami wykończeniowymi. Współpraca z wykonawcą nie należy do najłatwiejszych, a podczas jej trwania dodatkowo mogą pojawić się rozmaite trudności spowodowane przez charakterystykę prowadzonych prac oraz inne sytuacje losowe. Rozwiązaniem większości konfliktów mających miejsce na budowie jest podpisanie z wykonawcą dobrze opracowanej umowy przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac budowlanych.

Wspólnie ekspertem Architekt PRO, Wojtkiem Wawrzakiem, specjalistą od umów prawnych w branży kreatywnej i założycielem bloga prakreacja.pl zastanowiliśmy się nad tym, jakie zapisy powinny znaleźć się w profesjonalnej umowie tak, aby skutecznie zabezpieczyć współpracę na linii klient-wykonawca. Z Wojtkiem, miałam przyjemność współpracować w przeszłości podczas tworzenia umowy pomiędzy projektantem a klientem o projekt (z nadzorem).

Zobacz też: Umowa na projekt oraz na projekt wraz z nadzorem

Czy warto prowadzić nadzór wykonawczy?

Osobiście uważam, że prowadzenie nadzoru nad realizacją projektu jest konieczne, ponieważ do końca mogę „zaopiekować się” moim klientem i zagwarantować mu, że wykonane prace wykończeniowe dokładnie zrealizują to, co zostało zawarte w projekcie. Ponadto, inwestorzy bardzo często dysponują ograniczoną ilością czasu, dlatego nadzór nad trwającym remontem chętnie zlecają innej osobie, zwłaszcza jeśli posiada ona kompetencje pozwalające na weryfikację prawidłowości prowadzonych prac. Z tego powodu, oferta projektanta, który świadczy usługę wykonania projektu wnętrza wraz z nadzorem może być konkurencyjna względem innych.

Zobacz też: WEBINAR z Wojtkiem Wawrzakiem: Czy istnieje idealna umowa na projekt z nadzorem?

Dlaczego należy podpisać umowę?

Muszę otwarcie przyznać, że jestem zwolennikiem współpracy z każdym podwykonawcą w oparciu o profesjonalną umowę i zawsze namawiam do tego moich klientów. Zlecanie jakiegokolwiek zadania do wykonania bez podpisania umowy, lub na bazie pobieżnie określonych zapisów, tak naprawdę nie zabezpiecza interesów żadnej ze stron i tworzy ryzyko powstania licznych konfliktów w trakcie jego realizacji. Wymaganie od ekipy wykończeniowej umowy jest pierwszym krokiem, aby zrezygnować z nierzetelnych wykonawców z jakiegoś powodu nie chcących jej podpisać. Taka wstępna weryfikacja, pozwala odrzucić tych kontrahentów, którzy być może sądzą, że jeśli nie ma umowy to nie ma zobowiązań do terminowości i rzetelności w wywiązaniu się z prowadzonych prac.

Kolejną kwestią jest profesjonalizm zapisów w umowie podpisywanej z wykonawcą. Zazwyczaj darmowe umowy dostępne do pobrania w Internecie posiadają dość pobieżne zapisy, a dodatkowo ciężko oczekiwać iż kompleksowo zabezpieczą naszych klientów przed zaistniałymi podczas współpracy problemami, jeśli nie wiadomo przez kogo zostały przygotowane. Zawarcie umowy obejmującej podstawowe zapisy typu wysokość wynagrodzenia, rodzaj przeprowadzonych prac oraz termin realizacji właściwie nie rozwiązuje problemów, które mogą zaistnieć podczas prac wykończeniowych. Dbając o swoich klientów, pracując na wizerunek swojej firmy i licząc się z konsekwencjami prowadzonych działań warto sięgnąć po dokument, którego treść została przygotowana przez radcę prawnego biegłego w naszej branży. Profesjonalnie opracowane dokumenty świadczą o prestiżu oraz jakości oferowanych usług, a klient który je otrzyma zdecydowanie doceni zapisy zabezpieczające współpracę z ekipą remontową.

Zobacz też: Umowa z wykonawcą wraz z 8 załącznikami do umowy

Co gwarantuje profesjonalnie napisana umowa?

Przede wszystkim dobrze napisana umowa powinna chronić interesy obydwu stron, na równi wykonawcy jak i klienta. Postanowienia powinny być sprecyzowane w taki sposób, aby zabezpieczyć obydwie strony za pomocą konkretnych zapisów. Wiele branży chęć spisania umowy powszechnie traktuje jako utrudnienie. W rzeczywistości umowa z wykonawcą powinna nam służyć jako narzędzie do budowania relacji i poczucia zaufania pomiędzy obydwoma stronami, już na samym początku współpracy. Pomoże ona także w organizacji całego procesu i będzie stanowić wstęp do komunikacji wzajemnych oczekiwań pomiędzy stronami. Odpowiednie zapisy w umowie mogą być odpowiedzią na ewentualne scenariusze, które będą miały miejsce podczas współpracy i dadzą gotową odpowiedź na zaistniałe problemy. Dzięki temu, w przypadku ich wystąpienia nie będziemy zastanawiać się nad sposobem rozwiązania konfliktu, ponieważ gotową odpowiedź znajdziemy w podpisanej umowie, w której możemy także zawrzeć zapisy dotyczące kar umownych. Ponadto, wyjaśnienie wielu kwestii na etapie podpisywania umowy pomoże w uniknięciu nieporozumień w przyszłości.

Konflikty z wykonawcą a zapisy w umowie

W profesjonalnie przygotowanej umowie, zapisy powinny dotyczyć najczęstszych kwestii będących przyczyną sporów. Warto, aby nasz klient przed rozpoczęciem współpracy, wspólnie z wykonawcą omówił wszelkie zagadnienia i wątpliwości dotyczące planowanych prac wykonawczych, aby zminimalizować możliwość wystąpienia ewentualnych konfliktów.

Zobacz też: WEBINAR z Wojtkiem Wawrzakiem: Co powinna zawierać dobra umowa z wykonawcą?

Poniżej wspólnie z Wojtkiem przygotowałam dziesięć najczęstszych kwestii konfliktowych, na temat których zapisy koniecznie powinny zostać zawarte w umowie:

1. Szczegółowy opis lokalu to nie tylko adres, ale także informacje dotyczące piętra bądź windy. Należy także dokładnie zaznaczyć, gdzie będzie przeprowadzany remont, a także miejsce wniesienia i przechowywania materiałów, tak aby ekipa mogła precyzyjnie wycenić swoje usługi, także biorąc pod uwagę warunki techniczne lokalu.
2. Transport i wniesienie materiałów. Zapis powinien precyzować, kto jest odpowiedzialny za transport oraz wniesienie materiałów na budowę (wykonawca, firma zewnętrza lub klient). Omówienie tej kwestii na samym początku, pomoże uniknąć niedopowiedzeń, ponieważ może się okazać, że ekipa remontowa nie posiada własnego środka transportu.
3. Odpowiedzialność za materiały dotyczy kilku sytuacji. Pierwsza z nich, to zobowiązanie wykonawcy do wzięcia odpowiedzialności za jakość materiałów, które rekomenduje do wykończenia wnętrza. Drugą z nich jest odbiór w imieniu klienta materiałów dostarczanych na budowę np. przez firmę zewnętrzną. W przypadku przyjęcia dostarczanego towaru, wykonawca powinien sprawdzić jego ewentualną wadliwość. Jeśli zaniecha tego, a przyjęty towar będzie posiadał usterki, to jest on zobligowany do postępowania reklamacyjnego na własną rękę. Ostatnim ze zobowiązań ekipy wykończeniowej w tej kwestii jest przechowywanie i zabezpieczenie materiałów podczas remontu w taki sposób, aby nie traciły swojej właściwości.
4. Standard wykonywanych prac często staje się kwestią sporną, dlatego koniecznie należy ją ująć w jednym z paragrafów umowy. Zgodnie z kodeksem cywilnym wykonawca zobowiązany jest wykonać swoje zlecenie z przeciętną, należytą starannością. W spisywanej umowie warto podwyższyć ten miernik do „najwyższej staranności”. Oznaczać to będzie, że jeśli w przyszłości nasz klient zgłosi zastrzeżenia co do jakości wykonanych prac, łatwiej udowodni swoją rację. Zawarcie tego zapisu w umowie gwarantuje, że jakość przeprowadzonych prac powinna być wyższa od standardowej oferty na rynku.
5. Terminowość prac jest kolejnym newralgicznym punktem podczas współpracy. Należy nie tylko wskazać najpóźniejszy dzień rozpoczęcia i najpóźniejszy dzień zakończenia remontu, lecz także zawrzeć zapisy dotyczące jego ewentualnego przedłużenia w ważnych przypadkach, takich jak np. nieterminowe dostarczenie materiałów bądź poszerzenie zakresu prac remontowych. Warto również sporządzić harmonogram, który pozwoli pełnić nam (jako osobom nadzorującym realizację w imieniu klienta) kontrolę nad terminową realizacją konkretnych etapów, których wykonanie będzie rzutować na termin ostatecznego zakończenia zlecenia.
6. Porządek i czystość podczas prowadzonych w lokalu prac jest niezwykle istotny zwłaszcza w przypadku remontu przeprowadzanego w bloku, gdzie zadbanie o czystość i zabezpieczenie części wspólnych takich jak klatka schodowej czy winda jest bardzo ważne. Należy również ustalić miejsce przechowywania materiałów. W umowie powinien zostać sprecyzowany standard wykonywania prac remontowych w kontekście zachowania czystości i porządku w miejscu przeprowadzanego remontu oraz zawarte zobowiązanie ekipy remontowej do sprzątania określonych przestrzeni.
7. Poszerzenie prac remontowych. Zapis dotyczący ewentualnego poszerzenia prac remontowych również może okazać się bardzo przydatny, zwłaszcza w przypadku nieoczekiwanych wydarzeń na budowie wynikających np. z kwestii technicznych budynku, które wyszły na jaw podczas prowadzenia prac remontowych. Zlecenie ekipie wykończeniowej każdej dodatkowej pracy powinno zostać potwierdzone za pomocą wiadomości e-mail lub SMS.
8. Odbiór prac to kluczowa kwestia pod kątem prawidłowości realizacji umowy. Z tego powodu warto opisać schemat postępowania w kontekście odbioru zakończonych prac, a także przygotować specjalny dokument będący protokołem odbioru, który posłuży do dokumentacji jakości przeprowadzonych prac. Odbiór prac zazwyczaj ma miejsce w formie spotkania wykonawcy z reprezentującym klienta architektem (lub także klientem we własnej osobie) którzy oceniają sposób i jakość przeprowadzonych działań. Jeśli wszystko jest wykonane zgodnie z umową obydwie strony podpisują protokół potwierdzając odbiór prac.
9. Wynagrodzenie należące się wykonawcy za przeprowadzone prace powinno zostać określone w bardzo precyzyjny sposób. Przede wszystkim należy wyznaczyć czy zapisana w umowie suma jest kwotą brutto, a więc czy zawiera ona w sobie wszystkie podatki oraz daniny publiczne. Jest to także tzw. wynagrodzenie ryczałtowe czyli takie, którego wysokość została ustalona z góry. Warto odnieść się również do ewentualnych kosztów dodatkowych np. w postaci kontenera oraz pojemników na odpady, a także przyjąć zasady dotyczące rozliczania się z wykonawcą z zakupów materiałowych dokonywanych w imieniu klienta. Określony powinien zostać także sposób płatności (jednorazowy bądź transze), a także rodzaj (przelew lub gotówka). W przypadku przekazywania należności w formie gotówki koniecznie należy podpisać pokwitowanie.
10. Gwarancja oraz rękojmia. Zlecenie dotyczące wykonania prac remontowych to typowa umowa o dzieło, dlatego nawet jeśli w umowie nie jest wspomniane o kwestiach rękojmi, to i tak zgodnie z kodeksem cywilnym wykonawca jest do niej zobowiązany. Ponadto, wykonawca może zostać zobligowany do udzielenia klientowi np. dwuletniej gwarancji obejmującej wszelkie uszczerbki wynikające w związku z przeprowadzonymi w lokalu pracami z wyjątkiem ewentualnych mankamentów wynikających z wykorzystaniem materiałów gorszej jakości zakupionych z inicjatywy klienta. Warto także zawrzeć postanowienie, iż prace prowadzone w związku z gwarancją oraz rękojmią będą prowadzone nieodpłatnie w jej ramach.

Egzekwowane kary umowne

W umowie mogą zostać także zawarte tzw. kary umowne obowiązujące np. za opóźnienie w rozpoczęciu lub zakończeniu prac remontowych. Sposób ich ustalenia jest dowolny, może to być 2% całej kwoty bądź określona stawka za każdy dzień opóźnienia. Kary powinny działać także w drugą stronę, np. w sytuacji, gdy klient nie dostarczył materiałów na budowę, przez co ekipa nie może wykonywać swojej pracy. Zleceniodawca ma również prawo domagać się poniesienia konsekwencji finansowych przez wykonawcę, jeśli będzie on odmawiał wykonania prac.

Dobrze napisana umowa dokładnie określi wytyczne wykonywania wszelkich prac remontowych oraz wskaże obowiązki leżące po stronie wykonawcy jak i klienta. Pozwoli już na wstępie zabezpieczyć się przed sytuacjami konfliktowymi, między innymi takimi jak: wady wykonawcze, trudności w egzekwowaniu realizacji pełnego zakresu projektu, opóźnienia w terminach oraz ewentualne przeniesienie odpowiedzialności za rzeczy będące poza zakresem umowy. Z jej pomocą usystematyzujemy współpracę i jasno określimy zakres obowiązków powierzonych do wykonania. Zapisy dotyczące harmonogramu prac i sposobu ich odbioru, pozwolą usystematyzować kwestie terminowości oraz realizację projektu zgodnie z planem.

Jeśli chcecie zapewnić swojemu klientowi profesjonalną umowę zabezpieczającą jego współpracę z wykonawcą na każdej płaszczyźnie i pozwalającą mu bezpiecznie przetrwać ten trudny etap, gorąco zachęcam Was do skorzystania z kompleksowo przygotowanej umowy, którą we współpracy ze mną stworzył doświadczony w branży kreatywnej, radca prawny Wojtek Wawrzak. Dzięki niej, nie tylko klient uniknie wielu typowych, nieprzyjemnych sytuacji mających miejsce podczas prac wykończeniowych, lecz także prowadzony przez Was nadzór wykonawczy będzie o wiele łatwiejszy. Jeśli nadal zastanawiacie się czy warto, gwarantuję Wam, że klienci będą wdzięczni za profesjonalne usystematyzowanie wielu spornych kwestii dotyczących prac wykończeniowych we wnętrzu.

Jesteś zainteresowany? Zapraszam! (KLIK)