7 minW dzisiejszym wpisie chciałabym przedstawić moje nowe odkrycie- Cudo.co . Spadło mi jak z nieba kiedy zdałam sobie sprawę z jednej rzeczy. W poniedziałek rano miałam dwa stałe rytuały, które rozpoczynały mój tydzień pracy. Pierwszy to obowiązkowa kawa z mlekiem i dwoma łyżeczkami cukru, co podobno jest gwałtem na kawie. Drugi to lista rzeczy do zrobienia w nadchodzącym tygodniu. Wypisywałam wszystkie zadania, projekty do skończenia, inwentaryzacje do wykonania, kosztorysy do wysłania, zamówienia, wyceny, telefony i spotkania. W piątek byłam bardzo szczęśliwa, jeśli swój ambitny plan udało mi się wykonać chociaż w połowie. Szukając źródeł swoich niepowodzeń zaczęłam analizować ile czasu w ciągu dnia przeznaczam na pracę przed komputerem. Wynik był dla mnie dużym zaskoczeniem. Okazało się, że w ciągu dnia spędzam:
- 2,5h odbierając i wykonując telefony do klientów, wykonawców, hurtowni
- 1,5h pisząc maile do klientów i dystrybutorów
- 1h rozwiązując problemy na budowach
- 1,5h na spotkaniach wewnętrznych lub z klientami
Z ośmiogodzinnego dnia pracy pozostawało mi naprawdę niewiele na prawdziwą pracę nad projektami. Z tego powodu bardzo rzadko kończyło się na ośmiu godzinach.
Długo marzyłam o rozwiązaniu, które usprawniłoby kontakt z klientem, przyśpieszało podejmowanie decyzji, pozwalało ograniczyć ilość wymienianych maili i długich rozmów przed telefon, zaoszczędziłoby mój czas, który w końcu mogłabym przeznaczyć na projektowanie. I chyba właśnie je znalazłam.
Pierwsze wrażenie, czyli co to właściwie jest to całe Cudo.co
Szukając materiału na zupełnie inny artykuł natrafiłam na stronę . Pierwsze co przykuło mój wzrok to obietnica: „Odzyskaj kontrolę, spokój i swój wolny czas”. Brzmi nieźle.
Po przejrzeniu informacji na stronie okazuję się, że trafiłam na platformę umożliwiającą kontakt architektów (wnętrz i tych normalnych;-)) z klientami. Czyli takie połączenie skrzynki mailowej i wirtualnego dysku, który dodatkowo pomaga zarządzać projektem w pracy zespołowej. To miejsce, w którym można umieszczać swoje projekty, dokumenty, wyceny, kosztorysy, aby klient (i architekt) miał do nich dostęp w każdym momencie. A oprócz tego daje możliwość komentowania i dyskusji nad konkretnym projektem bez zaśmiecania skrzynki mailowej. Wygodnie i nowocześnie.
Co jeszcze możemy odzyskać dzięki Cudo.co? Zgodnie z informacją na stronie, platforma zapewnia:
- szybki dostęp do dokumentów,
- elastyczny kontakt z klientem,
- poczucie kontroli w trakcie prowadzenia kilku projektów,
- więcej czasu dla siebie.
To ostatnie szczególnie mnie zachęca. Wygląd strony, jej przejrzystość oraz dwa darmowe miesiące ostatecznie przekonują mnie do założenia konta.
Pierwszy krok, czyli założenie konta
Rejestracja wydaje się być prosta. A ja lubię proste rzeczy. Wystarczy podać nazwę użytkownika, adres e-mail, hasło i (uwaga!) nazwę dla Twojego adresu pracy, który od tej pory będzie Twoim indywidualnym adresem na platformie, np. prostyplan.cudo.co
Można zarejestrować się również za pośrednictwem Facebook’a, co w wielu przypadkach jest ogromnym ułatwieniem.
Zakładając konto wpiszcie kod promocyjny: PROSTYPLAN. Jeśli w ciągu 7 dni od założenia konta zaprosicie do współpracy swojego klienta, otrzymacie 50 zł na dowolny abonament, które możecie wykorzystać po upływie 2 darmowych miesięcy.
Po rejestracji możemy zacząć działać w naszej Strefie Pracy. Nie jest zbyt rozbudowana, ale dość intuicyjna. Dzięki grafikom w górnym prawym rogu łatwo przechodzi się między poszczególnymi zakładkami. Sprawdźmy zatem na czym to polega.
Pierwsze koty, czyli udostępnianie projektu
W Strefie Pracy wybieram „Nowy Projekt” i uzupełniam dane o jego nazwę, kilka słów opisu, decyduję o znaku wodnym i o ponagleniach dla klienta. Przydatną opcją jest ustalenie dnia rozpoczęcia i zakończenia pracy, szczególnie jeśli równolegle prowadzimy kilka inwestycji- to przypomina nam ile mamy jeszcze czasu na dokończenie projektów. W kolejnym kroku dodaję dane klientów oraz wszystkich osób, które będą tworzyć zespół projektowy.
Po utworzeniu projektu mogę:
- dodawać pliki graficzne i dokumenty oraz decydować, które z nich będą widoczne dla klienta, zespołu i tylko dla mnie
- rozpocząć dyskusję nad projektem i zdecydować o widoczności komentarzy dla klienta
- przydzielać zadania dla osób z zespołu
Bardzo wygodne jest to, że mogę tworzyć dowolną ilość folderów i dzięki temu utrzymywać porządek w udostępnianych dokumentach. Nie są więc one wrzucane „do jednego worka”, ale kategoryzowane zgodnie z przeznaczeniem (np. projekt łazienki, projekt kuchni, wyceny stolarzy, oferta hurtowni). Mogę tak naprawdę dodać wszystkie pliki związane z projektem (w tym również umowę), aby mieć do nich dostęp w każdym momencie. Dla mnie to duża wygoda, bo często zdarza mi się podróżować między mieszkaniami bez ciężkiego laptopa (a o tablecie nadal marzę). Możliwość sprawdzenia projektu w telefonie to dla mnie wybawienie.
Pierwszy raz, czyli co mogę pozmieniać
Po udostępnieniu projektu i dodaniu plików w Strefie Pracy jestem ciekawa co jeszcze oferuje serwis, więc przechodzę do Ustawień. Pozytywnie zaskakuje mnie fakt, że można w dużym stopniu spersonalizować swoje konto i upodobnić je do wyglądu firmowej strony www lub kolorystyki charakterystycznej dla wizerunku firmy. Bardzo lubię takie udogodnienia i zawsze doceniam kiedy ktoś dba o spójność wizerunkową swojej firmy.
daje możliwość dodania swojego logo (moje wyszło mało proporcjonalne, ale to chyba wina rozdzielczości pliku jpg), ustawienia kolorów tła, przycisków, użytkowników oraz co bardzo ważne- wczytanie znaku wodnego, który będzie automatycznie pojawiał się na wizualizacji czy innym dodanym pliku jpg. Oprócz nazwy firmy, numeru telefonu czy innej informacji adresowej można dodać tekst z adnotacją, która uchroni Wasze pliki przed wykorzystaniem zanim klient zapłaci za projekt.
Naprawdę przydatną sprawą są Ponaglenia. To tekst, który będzie wysyłany automatycznie po przekroczeniu umownego czasu reakcji klienta. Ma on za zadanie usprawnić pracę nad projektem i pomóc w zmotywowaniu klienta do podejmowania decyzji. W przypadku braku reakcji (i przy odpowiednim zapisie w umowie) architekt jest chroniony przed ewentualnymi roszczeniami z powodu przekroczenia terminu zakończenia projektu. Mechanizm przypomina więc klientowi o konieczności akceptacji lub skomentowania przesłanych plików, a architektowi daje poczucie bezpieczeństwa w przypadku ewentualnego konfliktu. I co najważniejsze, taki automatyczny komunikat jest lepiej przyjmowany niż ponaglenia ze strony architekta. Szczególnie jeśli ma się problem z asertywnością.
Przechodzę do zakładki Użytkownicy i przeglądam możliwości jakie daje mi ta strona. Mogę dodać nie tylko klientów, ale również wszystkie osoby, które biorą udział w realizacji projektu. W moim przypadku będzie to koordynator prac na budowie, dostawca, stolarz czy drugi architekt. A najciekawsze jest to, że każda z tych osób ma różne uprawniania jeśli chodzi o wgląd i zmianę projektu.
- Klient może przeglądać pliki, pobierać je i komentować
- Główny architekt (Właściciel projektu) może dodawać i usuwać pliki, komentować je, kontaktować się z klientem
- Dostawca, wykonawca, stolarz, dystrybutor mogą przeglądać pliki ale nie mogą ich komentować czy zmieniać
Możliwości jest sporo i w pewnym zakresie można o tym decydować. To bardzo wygodne kiedy pracujesz w większym zespole i chcesz, aby wszyscy mieli dostęp do aktualnych plików. Przypomnij sobie ile razy zdarzyło Ci się przesyłać pliki mailem do kilku osób, po czym następowały zmiany, zmiany zmian i kolejne zmiany? Ostatecznie nikt nie wiedział, która wersja jest ostateczna. Dzięki możliwości budowania zespołu osób odpowiedzialnych za dany projekt i przydzielania im uprawnień masz pewność, że obowiązywać będą tylko aktualne projekty. A ograniczenia dla osób postronnych zabezpieczają ważne pliki przed ich przypadkowym usunięciem.
Wszystkim osobom dodanym do projektu można przydzielić zadania (zakładka pod tą samą nazwą). To jeszcze bardziej pozwoli kontrolować (a jak wiadomo kontrola podstawą zaufania) postęp prac projektowych. Możesz również zadania wyznaczyć… sobie, aby lepiej zaplanować kolejne kroki i mieć pewność, że w natłoku obowiązków nie zapomnisz wysłać projektów do wyceny czy dokończyć kosztorys. Dla osób, które chcą trzymać rękę na pulsie umożliwia zaimportowanie listy zadań do kalendarza Google i Outlook. Teraz będziecie świetnie zorganizowani 😉
Pierwsze wydatki, czyli ile to właściwie kosztuje
No dobrze, wszystko to wygląda tak fajnie i obiecująco, że aż boje się zapytać „Ile?”. Pierwsze dwa miesiące są darmowe, ale co później? Otwieram cennik i jestem miło zaskoczona. Do wyboru jest kilka abonamentów, a ten który by mnie interesował kosztuje niewiele więcej niż obiad dla dwóch osób. Za 84 zl netto (103,32 zł brutto) mogę korzystać ze wszystkich możliwości , dołączyć do 3 osób do zespołu projektowego i prowadzić 5 projektów równocześnie. Na moje bieżące potrzeby to w zupełności wystarczy.
Jeśli prowadzisz większe biuro, albo masz większą ilość klientów to różnica w cenie jest naprawdę niewielka. Za 160 zł netto (196,80 zł brutto) możesz zaprosić aż 11 osób do zespołu i prowadzić nieograniczoną ilość projektów. Dla firmy zatrudniającej więcej niż 3-4 osoby to tak naprawdę żaden koszt.
A na koniec…
Odkrycie cudo.co to pozytywne zaskoczenie. Pierwszy raz zetknęłam się z taką platformą, która daje możliwość usprawnienia pracy z klientem. A jak wiecie każda forma ułatwiania sobie życia jest dla mnie bardzo ważna 😉 Postanowiłam przez miesiąc przetestować jego działanie, bo co innego moje pozytywne wrażenie a co innego współpraca z klientem. Jestem ciekawa czy taka forma prowadzenia projektu spodoba się inwestorowi.
Mam dla Ciebie wyjątkową propozycję. Możesz skorzystać z platformy Cudo.co przez 3 miesiące za darmo.
Zarejestruj się https://app.cudo.co/register.php podając kod: PPLAN-2023
46 min
