Jak usprawnić pracę nad projektem? 5 prostych zasad, które warto znać.

Jeśli siedzisz nad kubkiem trzeciej, mocnej kawy, zastanawiasz się w co włożyć ręce, a Twoje biurko opanowały mnożące się jak króliki na wiosnę papierki, papiery, papierzyska- zrelaksuj się, bo właśnie przyszło wybawienie. Jeśli masz popadać w ciężką depresję słuchając porad Perfekcyjnej Pani Zorganizowania, lepiej posłuchaj kogoś ktoś perfekcyjne udaje zorganizowanie. Bez frustracji i stresu. Spróbuj i nagnij czasoprzestrzeń. Oto 5 prostych zasad, które odpowiedzą na pytanie jak usprawnić pracę nad projektem. I mieć więcej czasu dla siebie.

1. zasada kolejnego kroku

Wiesz na co tracisz najwięcej czasu w ciągu dnia? Nie na trudne do rozwiązania problemy ani wymyślanie kolejnych koncepcji projektowych. Najwięcej czasu tracisz na zastanawianie się co masz dalej zrobić. Ustalanie kolejnych kroków to coś innego niż planowanie. Kiedyś, przed rozpoczęciem pracy, zapisywałam co mam zrobić w ciągu dnia. Lista obejmowała około dwudziestu pozycji od łatwych, krótkich zadań po ułożenie kostki Rubika. Na koniec dnia okazywało się, że z tego co założyłam nie zrobiłam nawet połowy, bo w międzyczasie pojawiło się kilka „czasoumilaczy”, które skutecznie oderwały mnie od zadań.

Na to, co wydarzy się w ciągu dnia, nie masz większego wpływu, ale możesz spróbować zapełnić sobie czas, który zależy od Ciebie.

Zauważyłam, że zadania które mam do wykonania dzielą się na takie do 20 minut i „trudne sprawy”, na które muszę poświecić około godziny i więcej. Podziel więc to co masz do zrobienia na takie dwie kategorie (szybkie strzały: potwierdzenie zamówienia, zapytanie o ofertę, kontakt z wykonawcą, wysłanie poprawek do klienta itp. oraz grube sprawy: naniesienie poprawek na projekt, przygotowanie wizualizacji, wykonanie kosztorysu, przygotowanie oferty i umowy, wykonanie telefonów do sklepów i hurtowni). Kiedy skończysz jedno zadanie, a do zaplanowanego spotkania masz jeszcze 20 minut, szybko zdecydujesz co uda Ci się jeszcze zrobić i zakończyć, nie pozostawiając rozgrzebanej roboty. Mając tak skonstruowaną listę zadań, będzie Ci łatwo zdecydować co masz zrobić jako następne, wiedząc jakim dysponujesz czasem. Dzięki temu wykorzystasz czas w 100%. To mniej frustrujące niż planowanie sobie dnia, który może się potoczyć inaczej niż zakładasz.

Aby usprawnić pracę nad projektem zapanuj nad zadaniami:

• przed rozpoczęciem pracy wypisz wszystkie zadania na ten dzień/tydzień
• podziel zadania na „20 minutowe” i „godzinne”
• wybieraj odpowiednie zadania w zależności od czasu, którym dysponujesz

2. Zasada 5 minut

To zasada, z której nauczyłam się korzystać po zmianie pracy w biurze na prace na trzy etaty w domu. I muszę przyznać, że przypadku ogarniania domu z Prezesem na ręku (wspominałam, że waży 10 kg?) i z telefonem przyciśniętym ramieniem do ucha, ta metoda była jak wybawienie. Sprawdzi się tez w Twoim przypadku, bo to na co traci się sporo czasu a co niezmiernie irytuje to rozgrzebane, małe sprawy, które niby nie są pilne, ale konieczne do zrobienia. Jeśli coś, co czeka na wykonanie, zajmie Ci mniej niż 5 minut- zrób to od razu. Nie odkładaj, nie przekładaj, po prostu zrób i zapomnij. To jakaś błahostka, która zignorowana będzie Ci bzyczeć nad uchem jak natrętna mucha, a zapomniana urośnie do rangi problemu narodowego. Odebrałeś telefon z hurtowni, że nie ma i nie będzie zaplanowanych przez Ciebie płytek- od razu wyrzuć je z kosztorysu. Klientka napisała, że decyduje się na drugą wersję łazienki- odhacz to w waszych ustaleniach. Klient zadzwonił, że zgadza się na proponowany układ płytek- dzwoń do wykonawcy. Poszło i z głowy. Ta metoda nie dotyczy jedynie maili, ale o tym poniżej.

Aby usprawnić pracę nad projektem zapanuj nad drobnymi sprawami:

• sprawdź ile czasu zajmie Ci to co masz do zrobienia
• jeśli mniej niż 5 minut- zrób to od razu
• ta metoda nie dotyczy maili

3. Zasada godziny dla maili

Na odpisywaniu na maile spędzałam większą część mojego dnia. Jak tak sobie przypominam, to chyba czasem więcej niż na wykonywaniu projektu. Działo się tak z dwóch powodów i w obu przypadkach była to moja wina.

Po pierwsze piałam dłuuugie maile. Jeśli ktoś pisał mi elaborat ze swoimi przemyśleniami czy wątpliwościami, czułam się w obowiązku odpisać mu w podobny sposób. Jakby płacono mi za ilość słów. Starałam się jak najdokładniej odpisać problem, ubierając to w odpowiednie słownictwo, rzucając przykładami i porównaniami. W konsekwencji traciłam mnóstwo czasu na czytanie, a później odpisywanie na maile, które dałoby się podsumować kilkoma zdaniami. Zaczęłam więc ograniczać ilość słów, ubierając informację w krótkie, proste zdania, które nie pozostawiały wątpliwości co do mojej decyzji czy stanowiska w danej sprawie. Jeśli problem był bardziej zawiły decydowałam się dzwonić do klienta, aby go z nim omówić (wtedy odpadała nam przydługa wymiana maili), a po zakończeniu rozmowy pisałam krótkiego potwierdzającego maila (o tym więcej w punkcie 4.).

Drugą pułapką w jaką wpadałam spędzając dnie na odpisywaniu na maile, było reagowanie natychmiast. Starałam się odpisywać od razu po otrzymaniu maila. Niezależnie czy byłam w trakcie rozmowy telefonicznej czy skupiona robiłam dokumentacje techniczną, gdy tylko widziałam powiadomienie w Outlooku od razu odrywałam się od tego co robię. Skakałam z tematu na temat, a w konsekwencji nie kończyłam żadnego.

Rozwiązanie znów przyszło ze strony Prezesa, który dyktował moje godziny pracy w domu częstotliwością swoich drzemek. Ograniczona czasowo a chcąca wywiązać się ze swoich zobowiązań wypracowałam metodę Godzina dla Maili. Odpisuje na maile dwa razy dziennie: rano w okolicach godziny 11 oraz popołudniu w okolicach godziny 17. Ranny sort maili to korespondencja z wieczora, nocy i wczesnego ranka- to godziny, kiedy klienci piszą najczęściej. Mam więc czas, aby się z nimi zapoznać, poczekać aż większość do mnie dotrze, wykonać od jednego do dwóch zadań i usiąść do odpowiadania. Popołudniowy sort maili to zazwyczaj korespondencja z hurtowaniami, wykonawcami, sklepami, deweloperami. Z każdym mailem zapoznaje się od razu (być może czeka tam na mnie informacja, która ma znaczący wpływ na to co akurat teraz robię), ale o ile nie jest to jakiś „pożar”, z reagowaniem czekam na ustalone godziny. Dzięki temu nie odrywam się wciąż od tego co robię, a jednocześnie ustalając czas na korespondencję, mam pewność że nie zapomnę od żadnym mail.

Aby usprawnić pracę nad projektem zapanuj nad chaosem w skrzynce:

• pisz krótko i na temat, bez zbędnych elaboratów
• w razie konieczności wyjaśniaj wątpliwości telefonicznie, a ustalenia potwierdzaj krótkim mailem
• wyznacz godziny w ciągu dnia na hurtowe odpisywanie na maile, przy czym wszystkie czytaj na bieżąco

4. Zasada potwierdzania

Najwięcej nieporozumień wynika z niedomówień. Czy to w kontakcie w z klientem czy z wykonawcami. Dąż do eliminacji każdej możliwości wykorzystania jakiegoś „niedogadania” przeciwko Tobie. Twórz „tyłkochrony”. Aby lepiej zobrazować o czym piszę zapamiętaj- jeśli czegoś nie ma na papierze lub w mailu to tak jakby nigdy nie istniało. Jeśli spotykasz się na budowie z klientem/wykonawcą, aby potwierdzić kolor ściany, zmienić układ płytek na podłodze albo umieszczenie gniazdek- rób notatki i proś zainteresowany strony o podpis. Albo lepiej- pisz maila z potwierdzeniem waszych ustaleń. To zabezpieczenie dla obu stron, ponieważ często z powodu nadmiaru spraw do oarnięcia (nie tylko zawodowo ale też prywatnie) takie drobne uzgodnienia mogą Wam gdzies umknąc. Łatwo więc będzie wrócić do tych postanowień i przypomnieć sobie jak faktycznie było.

Ta sama zasada dotyczy wszystkich  sytuacji, kiedy ustalasz jakieś ważne sprawy telefonicznie. Po zakończonej rozmowie napisz (zamiast czekać aż ktoś napisze, przejmij inicjatywę- będziesz mieć pewność, że taki mail faktycznie powstanie) krótkie podsumowanie waszych uzgodnień.

Aby usprawnić pracę nad projektem zapanuj nad ustaleniami:

• zawsze potwierdzaj mailowo najważniejsze postanowienia podczas rozmowy telefonicznej
• ze spotkania na budowie rób krótkie notatki i proś o pisemne potwierdzenie lub wysyłaj maila
• tytułuj maile (napisz czego dotyczy treść maila), aby ułatwić wyszukanie go w przyszłości

5. Zasada jednego gniota

Nie lubię tej zasady, ale raz dziennie masochistycznie się do niej zmuszam. Dla własnego dobra, rzecz jasna.

Na pewno też masz takie zaplanowane zadania, o których na samą myśl Cię gniecie jak w przyciasnych getrach i w szpagacie. I na pewno też przekładasz je na bliżej nieokreśloną przyszłość. A one cierpliwie czekają, narastają i wychylają się w najmniej oczekiwanym momencie, burząc Twój święty spokój. A Ty zabierasz się do niego jak pies do jeża, czekając aż problem sam się rozwiąże. Znam to. Dlatego codziennie zmuszam się, aby pozbyć jednego z nich. Zanim się do tego zabiorę to oczywiście wyczyszczę kuchnię na błysk, zrobię przegląd szafy czy wyczyszczę fugi szczoteczką do zębów- wszystko aby odłożyć w czasie ten moment. Ale poczucie ulgi, które spływa na mnie po napisaniu trudnego maila, wykonania niewygodnego telefonu czy odmówienia niechcianej współpracy jest najlepszą zapłatą za chwilę męczarni.

Aby usprawnić pracę nad projektem zapanuj nad gniotami:

• zmuś się do wyeliminowania jednego dziennie
• kup sobie czekoladę i białe wino w nagrodę

Daj sobie tydzień na wdrożenie tych zasad w życie. Nie obiecuję, że wydłużysz dobę, zaczniesz się wysypiać albo znów będziesz gwiazdą imprez. Spróbuj i przekonaj się ile czasu bezsensownie marnujesz. A jak już znajdziesz brakującą godzinę, zmarnuj ją w jakiś miły sposób.

JEŚLI PODOBAŁ CI SIĘ TEN POST, UWAŻASZ ŻE BYŁ PRZYDATNY I WARTOŚCIOWY- PODZIEL SIĘ SWOJĄ OPINIĄ W KOMENTARZU I UDOSTĘPNIJ GO SWOIM ZNAJOMYM. NIECH IDZIE W ŚWIAT I ŚCIĄGNIE TU WIĘCEJ FAJNYCH LUDZI- TAKICH JAK TY!