Jak usprawnić współpracę z klientem, czyli 5 nowych funkcjonalności Cudo.co, które zaoszczędzą Twój czas!

Platformę Cudo.co obecną w naszej branży od kilku lat, prawdopodobnie znają wszyscy architekci i projektanci wnętrz, a jeśli nie to przynajmniej kojarzą jej nazwę. Jako że relacje ze wstępnych testów oraz pracy z wykorzystaniem Cudo.co opublikowałam na blogu jakiś czas temu, postanowiłam wrócić do tego tematu w związku z praktycznymi funkcjonalnościami, które niedawno zostały wprowadzone.

Zobacz też: Cudo.co — rewelacyjna platforma do kontaktu z klientem

Dla tych z Was, które nie testowały jeszcze Cudo.co lub nie wiedzą, czym dokładnie jest, chciałabym krótko przedstawić platformę, która zrewolucjonizowała mój sposób zarządzania projektem, kontaktów z klientem i ekipą wykonawczą oraz usprawniła ogólne tempo realizacji poszczególnych zleceń. Rozwiązanie to sprawdzi się nie tylko w dużych pracowniach projektowych, gdzie projekty prowadzone są przez kilka osób, lecz również w tych najmniejszych, nawet jednoosobowych. Wbudowane moduły umożliwiają zarządzanie projektem oraz wgląd w jego szczegóły z dowolnego urządzenia (laptop, tablet, telefon) posiadającego dostęp do Internetu. Cudo.co po wprowadzeniu odpowiednich danych w intuicyjny sposób tworzy przestrzeń do zarządzania prowadzonymi projektami, będącą połączeniem skrzynki mailowej z wirtualnym dyskiem o nieograniczonej pojemności. Rewolucyjną kwestią jest fakt, że klient może również wypowiedzieć się bezpośrednio pod udostępnionymi mu za pomocą platformy materiałami, a nawet otrzymać własny folder, w którym zgromadzi np. inspiracje do projektu.

Zobacz też: Cudo.co — opinia i recenzja z użytkowania platformy dla architektów wnętrz.

Cudo.co to także bezpieczeństwo w obliczu awarii sprzętu, na którym pracujesz i gromadzisz dane — pliki przechowywane na wirtualnym dysku są bezpieczne od ewentualnych wydarzeń losowych, a dodatkowo zabezpieczone kopią zapasową. Twórcy platformy oferują abonament w formie zróżnicowanych cenowo pakietów. Aby zachęcić do zapoznania się z Cudo.co i nie kupować przysłowiowego kota w worku, każdy z wariantów posiada bezpłatny 21 dniowy okres próbny. Istnieje również całkowicie bezpłatny pakiet, który daje możliwość zarządzania od początku do końca jednym projektem. Doskonałą propozycją jest także abonament obejmujący prowadzenie wyłącznie jednego projektu na okres trzech, sześciu lub dziewięciu miesięcy. Wariant ten może zwłaszcza zaciekawić część z Was, która projektuje wnętrza bardziej hobbystycznie, podejmując zlecenia od czasu do czasu.

Muszę się przyznać, że w Cudo.co zakochałam się od pierwszego wejrzenia wiele lat temu, w związku z czym na pewno nie zdziwi Was fakt, że wciąż z jego pomocą organizuję zlecenia prowadzone przez moje biuro projektowe. Od moich ostatnich publikacji na ten temat upłynęło trochę czasu, a Cudo.co zyskało nowe, rewelacyjne funkcjonalności, które chciałabym Wam zaprezentować. Opowiem także o tym, w jaki sposób usprawniły one moją współpracę z klientem i dlaczego mają przewagę nad innymi, popularnie stosowanymi w branży rozwiązaniami.

1. Przystępny schemat opracowania projektu dostosowany do każdego zlecenia.

Na pewno chociaż raz w ferworze pracy nad projektem bądź zbliżającym się spotkaniem z klientem, przytrafiło Ci się gorączkowo przeglądać foldery z opracowanymi materiałami, mozolnie poszukując konkretnych treści. Gdy wreszcie po co najmniej kilkunastu minutach frustracji odnalazłaś pożądane przez siebie pliki, to na pewno obiecałaś sobie, że następny projekt uporządkujesz od A do Z. Niestety jak to zwykle w życiu bywa, plan ten, jako że czasochłonny, to już na starcie bądź w trakcie prowadzenia projektu spłonął na panewce. Niech rzuci kamień pierwsza, która nigdy tak nie miała 😉 Na dodatek, jeśli już uda Ci się usystematyzować struktury tego jednego, konkretnego projektu to do kolejnego będziesz musiała ponownie je utworzyć. Nie brzmi zbyt zachęcająco i nadal wiąże się z nadmierną inwestycją czasu, prawda?

W tym momencie z pomocą przychodzi najnowsza i w zasadzie najważniejsza z premierowych funkcji Cudo.co, a mianowicie „Kreator”. Tworząc nowy projekt z jego pomocą, nadasz mu odpowiednie struktury podziału takie jak: foldery dotyczące konkretnych etapów współpracy, rodzaje pomieszczeń i ich ilość oraz strefę dostępną do modyfikacji przez klienta (np. w celu przesyłania inspiracji).

Ponadto będziesz miała możliwość zarządzania dostępem użytkowników do konkretnych sekcji, przydzielając odpowiednie uprawnienia członkom swojego zespołu projektowego, klientom i ewentualnym wykonawcom. Brzmi niepozornie, ale tego typu ustawienia warto wprowadzić skrupulatnie, ponieważ na ich podstawie system automatycznie stworzy foldery do zadań, galerii oraz pozostałych plików. Kreator pomaga także w intuicyjny sposób śledzić powstałą listę zadań do wykonania oraz nadchodzące terminy, co jest szczególnie ważne, jeśli w swojej pracowni prowadzisz wiele projektów naraz tym bardziej, jeśli są to inwestycje komercyjne o dużej powierzchni.

Jestem szczerze przekonana, że przygotowana z pomocą kreatora struktura projektu, w sposób przejrzysty pomoże Ci na bieżąco porządkować przygotowane materiały bez względu na metraż projektu i związany z nim zakres opracowania. W moim przypadku bezcenna okazała się opcja przekopiowywania nadanej struktury do każdego kolejnego zlecenia. Nareszcie mogę odetchnąć z ulgą i zapomnieć o koszmarze, w którym wszystkie pliki znajdują się w jednym folderze ;).

2. Przyjazna dla klienta i prosta w opracowaniu ankieta pytań do projektu.

Kolejną z wprowadzonych nowości jest zakładka „Wymagania” stanowiąca przestrzeń przeznaczoną do zarządzania ankietą dla klienta. To właśnie tutaj możesz przygotować pytania, które chcesz zadać klientom na początku współpracy i według uznania, przekazać je w tradycyjnej, papierowej formie, udostępnić link do wersji elektronicznej bądź wspólnie uzupełnić podczas spotkania. 

W przypadku przekazania jej w formie on-line klient po wpisaniu odpowiedzi, nie będzie miał możliwości ich ponownej edycji, dzięki czemu unikniesz ewentualnych komplikacji na wypadek, gdyby nagle postanowił bez ostrzeżenia zmienić zdanie. Wywiad z klientem wypełniony w platformie to gwarancja także tego, że wszystkie obowiązujące w projekcie wytyczne będą aktualne i zgromadzone w jednym miejscu łatwo dostępnym dla wszystkich członków załogi Twojego biura projektowego.

Ponadto, w Cudo.co możesz przygotować gotową bazę pytań podzieloną na poszczególne pomieszczenia i w zależności od zakresu projektu w wygodny sposób indywidualnie dostosowywać treść ankiety. Jeśli projekt, nad którym pracujesz, został utworzony za pomocą kreatora, o którym pisałam powyżej, to rodzaj i liczba pomieszczeń zostanie zaimportowana automatycznie. Dzięki jednorazowemu wgraniu bazy pytań zaoszczędzisz czas, który będziesz mogła przeznaczyć, chociażby na wypicie ciepłej kawy, tym razem, nie przed monitorem komputera 😉

W opracowaniu ankiety dla klienta na platformie Cudo.co pomocna będzie lista pytań, z której standardowo korzystasz przy prowadzonych projektach. Jeśli z różnych powodów takiej nie posiadasz i improwizujesz w zależności od zlecenia, to gorąco polecam Ci ją stworzyć. A jeśli tak jak 99% Architektek i Projektantek cierpisz na chroniczny brak czasu lub może wahasz się, co w takiej ankiecie powinnaś zawrzeć, to w moim sklepie, w korzystnej cenie, znajdziesz profesjonalny zestaw ponad 200 gotowych pytań do klienta, który ułatwi i przyśpieszy (oczywiście w duecie z Cudo.co) współpracę z nawet najbardziej wymagającym klientem. Zainteresowana? KLIK!

„Wymagania” to jedna z moich ulubionych funkcji Cudo.co ponieważ nie tylko wielokrotnie zaoszczędziła mój czas, lecz także przyspieszyła rozpoczęcie właściwej, kreatywnej pracy nad projektem. Ponadto przystępny sposób prezentacji wywiadu z klientem to jeden z kolejnych sposobów (po onboardingu, o którym już kiedyś pisałam -> KLIK!) na to, aby zadbać o swój wizerunek profesjonalisty i wyróżnić się wśród konkurencji czymś innymi niż zaniżoną stawką za projekt 😉

Zobacz też: Jak prowadzić własną pracownię projektową w czasie kryzysu? 

3. Czytelne notatki, które uporządkują nawet największy chaos twórczy i burzę mózgów.

Wielokrotnie wspominałam, że jestem zwolennikiem tradycyjnego sporządzania notatek – w kalendarzach, notesach oraz organizerach. W przypadku pracy nad projektem wnętrz tym bardziej zespołowej, musiałam pogodzić się z faktem, że nie jest to najlepsze rozwiązanie. Zdarzało mi się opisywać informacje dotyczące danego projektu w kilku różnych notatnikach, jednakże najgorsze były gubiące się z prędkością światła notatki, które robiłam na luźnych kartkach (np. podczas inwentaryzacji). Odnalezienie właściwych ustaleń projektowych przy takim bałaganie każdorazowo przyprawia mnie o ból głowy, nie mówiąc już o przekazywaniu ich kolejnym członkom zespołu projektowego.

Kolejna z nowych funkcji Cudo.co kładzie kres bałaganowi wśród notatek będących nieodzownym elementem pracy każdego architekta. Wbudowana w platformę funkcja pozwala gromadzić wszelkie niezbędne informacje w formie graficznej tablicy z karteczkami, na których na bieżąco możesz zapisywać ważne ustalenia.

Ponadto, istnieje możliwość stworzenia dwóch rodzajów notatek: do konkretnego projektu oraz prywatnych. Obydwie opcje posiadają możliwość nadania im hasztagów, które ułatwią wyszukiwanie konkretnych zagadnień i tematów pośród zgromadzonych danych, co w notatkach sporządzanych w sposób tradycyjny jest zupełnie niewykonalne. Ważniejsze zapisy możesz wyróżnić spośród pozostałych kolorowym tłem. Opcja udostępniania pozwoli na wymianę treści pomiędzy członkami zespołu. Doszły mnie także słuchy, że niektórzy projektanci wykorzystują tę funkcjonalność do tworzenia moodboardów w cyfrowej formie, ponieważ platforma ma możliwość dołączenia notatki w formie zdjęcia. A co do tradycyjnych rozwiązań… to nic nie stoi na przeszkodzie, aby zanotowane odręcznie treści sfotografować lub zeskanować i udostępnić za pomocą Notatek w Cudo.co!

4. Historia projektu w jednym miejscu, aby już nigdy nie błądzić po skrzynce mailowej w poszukiwaniu aktualnej wersji.

Na pewno znasz taką sytuację, kiedy dochodzi do realizacji jednej z wcześniej podjętych decyzji np. zamówienia konkretnych płytek bądź wykonania danego układu szafek w zabudowie kuchennej i nagle okazuje się, że nikt nie pamięta, co ostatecznie zostało ustalone. Co gorsze każdy – ja, klient, wykonawca – ma swoją własną wersję, do której jest święcie przekonany. Nie pozostaje mi nic innego, jak udać się w daleką podróż w głąb własnych notatek oraz skrzynki mailowej i zanurkować w datach pośród łudząco do siebie podobnych nagłówków maili. Sytuacja może być tym bardziej dramatyczna, jeśli masz nawyk robienia kilku kopii tego samego pliku np. rysunków kuchni, w zależności od przyjętych w niej rozwiązań. Oznacza to, że będziesz musiała otworzyć każdy z nich i zweryfikować jego zawartość oraz datę modyfikacji. Mówiąc szczerze, na myśl o takich zmaganiach robi mi się słabo.

Tymczasem Cudo.co całkowicie przenosząc zarządzanie naszym projektem w wymiar wirtualny, udostępniło kolejną nową zakładkę o nazwie „Historia projektu”. Rozwiązanie to stanowi lek na wszelkie wątpliwości związane z konkretnymi decyzjami i zmianami wprowadzanymi w projekcie. Niniejsza funkcjonalność w chronologiczny sposób zapisuje każde, dosłownie każde działanie mające miejsce w danym projekcie na platformie. Oznacza także użytkownika, który jej dokonał, dlatego mogą nie tylko pojawić się tam imiona Twoich współpracowników, lecz również zapisy dotyczące wprowadzanych przez Twoich klientów uwag i komentarzy. Wystarczy kliknąć zakładkę i voila! Naszym oczom ukaże się pełen rejestr dotyczący modyfikacji projektu z opcją pobrania go na dysk. Proste, prawda? Dzięki możliwości korzystania z platformy Cudo.co na smartfonie mogę zweryfikować nawet najdrobniejszą wątpliwość związaną z prowadzonym projektem dosłownie w każdym miejscu na Ziemi (pod warunkiem, że mam dostęp do Internetu ;))

Osobiście nie korzystam z archiwum codziennie, jednak jest ono niezastąpione w przypadku wszelkich wątpliwości, nagłych dylematów, a przede wszystkim potrzeby weryfikacji zastosowanych rozwiązań. Możliwość szybkiej weryfikacji ostatecznie przyjętych ustaleń i daty ich wprowadzenia pozwalają mi zapanować nad chaosem, który jest częstym towarzyszem współpracy z niejednym klientem.

5. Intuicyjne tworzenie list zakupowych, czyli jak uniknąć bólu głowy i zimnej kawy podczas wypełniania tabelek.

Jak mawiają “last but not least” na mojej liście to najnowsza z funkcjonalności, jakie oferuje Cudo.co, a mianowicie „Listy zakupowe”. Każda z nas opracowując projekt wnętrz, a przynajmniej większość przygotowuje tego typu zestawienie jako nieodłączną część materiałów przekazywanych dla klienta. W mojej pracowni przygotowujemy kosztorysy w programie Excel (o czym szerzej i szczegółowo mówiłam w kursie “Jak zaprojektować wnętrza w oparciu o budżet klienta?”), a ponieważ prowadzę nadzory nad pracami taka forma kontroli budżetu sprawdza mi się najlepiej. Jednak nie zawsze istnieje potrzeba przygotowywania tak profesjonalnych i rozbudowanych kosztorysów. Czasem potrzebne jest szybsze rozwiązanie.

Z tym zadaniem wspaniale rozprawia się najnowsza zakładka „Listy zakupowe” na platformie Cudo.co. Dzięki wcześniej wgranym w kreatorze ustawieniom zestawienie może zostać podzielone na poszczególne pomieszczenia, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykonać jedną, zbiorczą listę. Wyodrębnić możesz również dowolne, dodatkowe listy, co przyda się w sytuacji, gdy będziesz chciała osobno przygotować wykaz dotyczący np. kosztów ogólnych bądź prac wykończeniowych.

Tworzenie nowej listy zakupowej, tak jak całe Cudo.co, jest bardzo intuicyjne. Po wprowadzeniu nazwy pomieszczenia możesz w łatwy sposób dodać do niego nową pozycję, klikając „dodaj element”. Następnie wystarczy, że przekopiujesz bezpośredni link do produktu na stronie producenta i wtedy… dzieje się magia! Platforma natychmiastowo pobierze wszystkie niezbędne informacje takie jak zdjęcia, cenę, sklep, a także opis. Nie zapomnij także o uzupełnieniu takich danych jak nazwa sklepu oraz kategoria danego wyposażenia. Dzięki nim możliwe będzie wygenerowanie zbiorczych zestawień pozwalającym Ci np. uzyskać listę produktów zastosowanych w różnych pomieszczeniach, a pochodzących z tego samego sklepu, co będzie bardzo przydatne np. przy składaniu zamówienia. Z wprowadzanych do listy produktów możesz również utworzyć swoją własną bibliotekę, która będzie zawierać najczęściej wykorzystywane przez Ciebie produkty takie jak np. listwy przypodłogowe, oprawy o podwyższonej odporności na wilgoć czy też ulubioną serię osprzętu elektrycznego. Wszystko po to, aby ułatwić i usprawnić wykorzystanie ich w kilku projektach naraz, bez każdorazowego pobierania danych ze stron internetowych. Co więcej, wszystkie przygotowane za pomocą Cudo.co listy zakupowe można w łatwy sposób wyeksportować do PDF lub pliku Excel. Brzmi dobrze, prawda?

Podsumowując, Cudo.co to rewolucyjne, stale rozwijające się narzędzie ułatwiające pracę nad projektem nie tylko w pojedynkę, lecz także w zespole projektowym. Ponadto, przenosi ono współpracę z klientem w zupełnie inny wymiar, czyniąc ją bardziej płynną i sukcesywną. Od czasu wdrożenia Cudo.co w mojej pracowni minęło kilka lat, a ja wciąż nie żałuję podjęcia tej decyzji. Kwota, którą przeznaczam miesięcznie na abonament to niewielki wydatek w skali tego, ile funkcjonalności tej platformy zaoszczędziły mojego czasu, nerwów i pieniędzy.

Mam dla Ciebie wyjątkową propozycję. Możesz skorzystać z platformy Cudo.co przez 3 miesiące za darmo.

Wystarczy, że rejestrując się tutaj: https://app.cudo.co/register.php podaj kod: PPLAN-2023

Kończąc mój wpis, chciałabym dowiedzieć się, czy miałaś styczność z platformą Cudo.co? Słyszałaś o niej, testowałaś, a może aktywnie korzystasz z niej w codziennej pracy projektowej? Jaka jest Twoja ulubiona funkcja? Czy już wcześniej słyszałaś o nowych możliwościach, o których opowiedziałam w moim wpisie? Która z funkcjonalności najbardziej ułatwiła Ci opracowywanie projektu? Jak Twoi klienci odnieśli się do współpracy za pośrednictwem platformy Cudo.co? Czekam na Twoje komentarze!